test-ivoo

Dokumentation

Einleitung

  • Diese Software soll den Alltag eines organisierten Zeitgenossen verbessern: Seine Adressen, seine Kommunikation, die Verwaltung seiner Dokumente, Fotos, bis hin zur Musiksammlung und seine Pläne und Ideen übersichtlich übersichtlich und leicht auffindbar verwalten, und sie ihm – gut geschützt – von überall her zugänglich machen
  • Technisch wird mit WordPress gearbeitet, die Daten liegen auf dem betreffenden Server (selbst gehostet oder extern)
  • Selbsterklärende Formulare: neben jedem Feld befindet sich ein ⓘ  [< das (i) anklicken!] als Link zu weiterführenden Erläuterungen, wozu es dient. Das macht den Einstieg kinderleicht

      Allgemeines

      • Technische Voraussetzungen

        • eine eigene Homepage, z.B. www.xy.ch
        • es macht oft Sinn, eine Subdomain/Unterhomepage einzurichten, z.B. ivoo.xy.ch – das ist meist zweckmässig und zudem kostenfrei
        • eine Subdomain kann auch an einem anderen Ort gehostet werden als die Hauptdomain, ebenso wie es für den E-Mailverkehr oft gehandhabt wird
        • auf der Homepage muss WordPress installiert sein. Die Software selbst besteht aus einzelnen Paketen, die als Plugins eingebaut werden
        • Personal Computer – je grösser der Screen, desto angenehmer
        • Internetanschluss, allenfalls mit VPN zu anderen Standorten (Büro, Zweitwohnung)
        • Mailkonto samt Parametern (SMTP…)
      • fakultativ/wünschbar
        • Mobiltelefon, mit mit Smartphone-Link als Anbindung an den PC; dient auch dem Austausch von Fotos/Videos
        • ev. Festnetz, mit Linkus-Desktop-Client Software

      • Installationsvorbereitung

        • zu den oben genannten Programen und Geräten die jeweiligen Usernamen, Passworte etc. bereithalten

      • Sicherheit

        • die Einstiegsseite ist passwortgeschützt, alle anderen Frontendseiten ausg. dieser Anleitung ebenfalls
        • das Backend, also die Seiten, auf denen Daten eingegeben werden, sind hinter Usernamen/Passworten geschützt
        • dort sind Rollen vom Administrator bis zum eingeschränkten Betrachter möglich
      • Datenübernahme
        • Adressen könne aus diversen Datenbanken übernomen werden
        • Kanban-Files (Trello): besonderes Übernahme-Plugin vorhanden
      • Speicherung und Backup
        • ….

        Core

      • Zur Eröffnung müssen zuerst Basisdaten erfasst werden, den/die Nutzer betreffend, da diese Angaben auf Briefköpfen, Mailfootern usw. benötigt werden
      • Für den Anfang sind lediglich einige Parameter nötig, plus der eigene Name samt Adresse, Telefonnummer und E-Mail
      • Es sind jedoch beliebig viele Identities, also Persönlichkeiten bzw. Profile oder Rollen realisierbar, also Herr X als Privatmann, als Geschäftsmann – auch mit seinen Firmen, oder in seiner Rolle als  als Vereinskassier oder Gemeinderat, dazu könnem Team- oder Familienmitglieder parallel mit dem Programm arbeiten
      • ..

        Adressen

      • Fast jedes ivoo-Plugin benötigt Adressen – diese sollen nur einmal erfasst werden müssen
      • Adressen müssen auf allen Gadgets (Mobiles, Tablets) permanent aktualisiert werden

      • Adressübernahme aus bestehenden Datensammlungen

        • …

         Kanban

      • Ursprünglich handelt es sich um ein in Japan entwickeltes Organisations-System. Auf einem Bord befindet sich auf der linken Seite die Eingangs-Spalte, rechts daneben die einzelnen Projektschritte und am Schluss die Spalte «erledigt».
      • Die wenigsten Menschen arbeiten wirklich systematisch mit dieser strikten Organisation. Sie mag für Baustellen unentbehrlich sein, aber nicht unbedingt für den privaten Gebrauch.
      • Dennoch ist eine Art Datenbank sinnvoll, um seine sämtlichen Projekte Ideen Gedanken festhalten zu können – und alle Dokumente wieder aufzufinden, beispielsweise alles, das den eigenen Garten betrifft oder eine geplante Ferienreise. Es läuft also mehr auf eine gegliederte Datensammlung hinaus, mit der man sich unter anderem permanent an fällige Termine erinnern lassen kann und die dazugehörigen Fotos, E-Mails, Verträge, Gebrauchsanweisungen, Garantiescheine und so weiter wieder findet.
      • Das ivoo-Plugin setzt also die Kanban-Idee Etwas gelockert um und dient in erster Linie der systematischen Dokumennation, Pendenzen, Ideen, Pläne.
      • Sämtliche Karten auf diesen Kanban-Boards sind leicht verschiebbar und können beliebige gegliedert werden. Kaum nimmt ein Projekt größeren Umfang an, werden beliebig Unter-Kanbans für diese Teilgebiete eröffnet. Damit lässt sich wunderbar arbeiten.

        Einladungen

      • Veranstaltungen aller Art vom fröhlichen Abendessen im Freundeskreis bis zur Generalversammlung eine Aktiengesellschaft setzen mühsame Vorbereitungen voraus die systematisch erledigt werden müssen:
        • Terminfindung, durch Anfrage an die wesentlichsten oder alle vorgesehenen Teilnehmer
        • Reserve-the-date-Miteilungen, Monate vorher
        • Erstellung der Traktandenliste (Umfrage dazu, Vorlage des Entwurfes z.B. an den Vereinsvorstand)
        • Vorbereitungh des protokolls der Versammlung als halbfertiges Textfile für den Protokollführer
        • Versand der Einladung, ev. samt Beilagen
        • Entgegenahme der Zu/Absagen, Erstellung von Gäste/Teilnehmerlisten
        • Information beispielsweise des Koches Anzahl der Gäste, Menüwünsche (carnivor/vetgetarisch), Allergien etc.
        • Erinnerungsmail, SMS oder WhatsApp an die Teilnehmer, am Vortag
        • Liste der Tischkarten oder Badges für die Teilnehmer, vorzugsweise fertig ausgedruckt
        • Follow-op: Verdankung an die Teilnehmer
        • allenfalls Umfrage, wie die Veranstaltung aufgenommen wurde, was verbessereungsfägig wäre usw.
        • allenfalls Versand des Protokolls
      • Alles soll aus wie einem Guss wirken, um den persönlichen Stil es Gastgebers oder die Corporate Identity ist lückenlos umzusetzen
      • Nichts geht vergessen, dank der systematischen Abarbeitung in dem Plugin
      • Dennoch zu erledigen die Arbeit wird auf das absolut unentbehrliche beschränkt – die administrative Knochenarbeit geht quasi automatisch.

        Decision Finder

      • Oft sind gemeinsame Entscheidungsfindungsprozesse erforderlich, Egal ob es um das Ziel für einen Familienausflug geht oder um eine Abstimmung über einem umstrittenes Thema innerhalb eines größeren Personenkreises
      • Zuerst müssen die Meinungen Ausgebreitet und allgemein diskutiert werden, wobei auf langweilige Sitzungen möglichst verzichtet werden soll
      • In der Schweizer Innenpolitik nennt man so etwas einen Vernehmungsprozess – es geht also um gelebte Demokratie und Fairness, Manipulationen durch die «Mächtigen» sollen verhindert werden
      • Also muss ein Vorschlag erst die Runde machen und alle können dazu Stellung beziehen
      • Sind alle Standpunkte hinreichend erläutert, ist er ist oft erst einmal zu klären, ob auf eine Sitzung hatte einen mittelgroßen Kongress verzichtet werden kann
      • Je nachdem kann dann zur Abstimmung unter entsprechender Terminsetzung geschritten werden.
      • Jeder Stimmberechtigte erhält einen einmalig-gültigen Link, mit dem er sein Votum abgeben kann, manipulationssicher und automatisch ausgezählt
      • Anschließend  muss das Plugin das Ergebnis bekannt geben.
      • Falls erwünscht, kann das Stimmgeheimnis gewahrt werden.Dann erstellt das Programm lediglich eine Liste, in der festgehalten wird, wer seine Stime abgegeben hat, verbucht aber dessen ja/nein/Enthaltungsantwort in nicht-nachvollziehbarer Weise
      • Die Software an sich ist Open Source und kann  Daher bezüglich Einhaltung des dem Geheimnisses von Fachleuten – oder einer AI-App – eingesehen werden.

         Mediathek

      • Erfassung von Fotos und Videos
      • Verknüpfungn mit den abgebildeten Personen via Adressdatenbank
      • Erstellung eines Tagebuches/Reiserouten anhand der Fotos mit Metadaten/Geopositionen
      • Erfassung von Musiksammlungen

         Smart Home

      • Das Programm bedient KNX-Anlagen und die Ergänzungen dazu, vor allem Shelly-Schalter/Sensoren/Zähler und z.B. Mitsubishi-Klimageräte
      • Kosten für Abos (Shelly-Power-User usw.) entfallen
      • Steuert mehrere Gebäude/Haushalte mit einer Oberfläche
      • Schaltet Verbraucher (Klima, Boiler u.a.m.) bei Vorhandemnsein von Solarstrom
      • Die Anpassung an die jeweiligen lokalen Gegebenheiten ist allerdings nicht trivial – das ist aber eine KNX auch nicht!

         Kurse und Positionen

      • Es ist oft von Interesse zu überprüfen, wie die eigenen Positionen stehen
      • Kurzinformationen zu erhalten ist 1 aber sie mit seinen eigenen Beständen abzugleichen, ist mühsam
      • Diese abschafft hier Abhilfe, in dem sie es ermöglicht, die eigenen Positioenn zu erfassen und anschließend regelmäßig zu überprüfen